Die Wahl der passenden Location für deine Veranstaltung ist entscheidend, aber kann auch herausfordernd sein. Es gibt einige wichtige Punkte, auf die du unbedingt achten solltest:
Die Wahl der Location wird einen großen Teil deines Budgets in Anspruch nehmen. Plane daher im Voraus sorgfältig. Achte auch auf mögliche Zusatzkosten (Ausstattung, Personal), die bei der Anmietung einer Location entstehen können. Suche frühzeitig nach dem idealen Ort für deine Veranstaltung.
Schätze ungefähr ab, mit wie vielen Gästen du rechnest. Entscheide dann entsprechend über die Größe der Location. Ist sie zu klein, fühlen sich die Gäste unwohl, aber auch in zu großen Räumlichkeiten kommt keine gute Stimmung auf.
Jede Location sollte über grundlegende Einrichtungen verfügen (Toiletten, Küche usw.). Spezielle Anforderungen (Bühne, Veranstaltungstechnik, Außenbereich) erfordern möglicherweise eine intensivere Suche. Bei jüngeren Gästen kann auch die Nähe zu einem Spielplatz von Vorteil sein, um Langeweile zu vermeiden.
Selbst eine Veranstaltung im Sommer kann ins Wasser fallen. Daher ist es ratsam, stets einen Plan für schlechtes Wetter zu haben. Idealerweise verfügt die Location über einen gemütlichen Außenbereich.
Ein wichtiger Aspekt bei der Wahl einer Location ist die Haftpflichtversicherung des Veranstalters. Manche Vermieter verlangen dies ausdrücklich. In einigen Fällen wird sogar eine spezielle Veranstalterhaftpflichtversicherung gefordert. In jedem Fall ist es für dich als Veranstalter wichtig, ausreichend versichert zu sein. Bei Veranstaltungen mit bis zu 100 Gästen sollte deine normale Haftpflichtversicherung für Schäden an Besuchern oder Inventar ausreichen. Wenn du jedoch größere Veranstaltungen planst und sorgenfrei feiern möchtest, ist eine Veranstalterhaftpflichtversicherung sinnvoll. Für private Feiern kannst du zu einem geringen Betrag alle Risiken abdecken.
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